Wer kennt solche Situationen nicht? Für 14 Uhr wird kurzfristig eine Besprechung angesetzt. Das Thema: Projekt Alpha. Die Informationen dazu müssten eigentlich vorhanden sein. Das Angebot liegt irgendwo auf dem Laufwerk, die letzten Abstimmungen stecken in E-Mails, die Kostenübersicht befindet sich in einer Excel-Datei und wichtige Notizen wurden irgendwann während einer Besprechung festgehalten. Eigentlich wäre alles da – doch die Informationen müssen erst einmal gefunden und zusammengebracht werden.

Im besten Fall liegen schließlich alle relevanten Unterlagen auf dem Schreibtisch. Doch selbst dann sind sie noch nicht gebündelt. Wer möchte schon mit einem Stapel Ausdrucke, mehreren geöffneten Programmen und einer Handvoll Notizzettel in eine Besprechung gehen?

Praktisch wäre eine Art digitales Ringbuch für das Projekt. Ein Ort, an dem Informationen nicht auf einzelnen Rechnern, in persönlichen Postfächern oder verstreuten Verzeichnissen verschwinden, sondern für alle Beteiligten nachvollziehbar zusammengeführt werden. Ergänzungen, Notizen, Verweise und neue Unterlagen können direkt dort eingepflegt werden, wo sie hingehören. Statt verschiedene Programme, Laufwerke und E-Mail-Ordner zu durchforsten, genügt ein Blick in die Projektmappe. Alles, was zum Thema gehört, befindet sich an einem Ort.

Die überraschende Nachricht: Dieses digitale Ringbuch gibt es längst. Bei vielen Office-Nutzern ist es sogar bereits vorhanden. Es heißt OneNote.

Das klingt zunächst abwegig. Ein digitales Notizbuch als Projektmappe für komplexe Themen? Die meisten denken bei einem Notizbuch eher an Mitschriften, Besprechungsnotizen oder schnelle Gedankenfetzen. Genau deshalb bleibt oft verborgen, wie viel besser sich OneNote für ganz andere Aufgaben einsetzen lässt.

Um nur drei Beispiele zu nennen:

Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt oder in separaten Verzeichnissen abgelegt werden. Über den OneNote-Drucker können sie direkt an der passenden Stelle im „Notizbuch“ eingefügt werden. So lassen sich beispielsweise alle projektbezogenen Rechnungen gesammelt in einem Abschnitt aufbewahren und bei Bedarf wie die Seiten eines Buches durchblättern.

Auch wichtige E-Mails finden ihren Platz. Statt später im Postfach nach einer entscheidenden Freigabe, Rückmeldung oder Bestätigung zu suchen, befindet sich die relevante Korrespondenz genau dort, wo sie gebraucht wird: beim Projekt selbst.

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Informationen direkt durch eigene Notizen zu ergänzen. Offene Fragen, Entscheidungen, Hinweise oder Erinnerungen stehen nicht auf separaten Zetteln, sondern unmittelbar neben der Information, auf die sie sich beziehen. So bleiben Zusammenhänge erhalten und wichtige Details gehen nicht verloren.

Diese Liste ließe sich noch lange fortsetzen. 

Eigentlich ist OneNote kein Notizbuch, sondern eher eine Kombination aus Projektmappe, Arbeitsbuch und Informationszentrale. Wahrscheinlich wird es auch deshalb so oft unterschätzt, weil viele bei einem Notizbuch an etwas viel Kleineres denken.