KI kann uns viel Arbeit abnehmen. Deshalb geben wir ihr häufig komplette Dokumente oder umfangreiche Unterlagen – in der Hoffnung, dass möglichst viele Informationen auch zu möglichst guten Ergebnissen führen.

Genau dieses Verhalten zeigen auch aktuelle Untersuchungen:

Rund die Hälfte aller Büroangestellten nutzt KI inzwischen regelmäßig im Arbeitsalltag. Mehr als drei Viertel dieser Beschäftigten kopieren dafür echte Firmendaten in ihre Prompts. In mehr als jedem fünften Dateiupload befinden sich sensible Unternehmens- oder Kundendaten. Und fast jeder zwanzigste Nutzer hat bereits hochvertrauliche Informationen wie Gehaltslisten, Quellcode oder Strategiepapiere an ein KI-System übermittelt.

Besonders kritisch ist dabei, dass der überwiegende Teil dieser riskanten Vorgänge über private Benutzerkonten erfolgt. Die Daten verlassen damit nicht nur das eigene Unternehmen – sie umgehen häufig auch die vorgesehenen Sicherheitsmechanismen und bleiben für die IT-Abteilungen unsichtbar.

Informationsminimalismus als Grundprinzip

Unternehmenslösungen bieten in der Regel deutlich bessere Schutzmechanismen als private Benutzerkonten. Das ändert jedoch nichts an einem einfachen Grundprinzip: Sensible Originaldaten sollten grundsätzlich nicht ungefiltert an ein KI-System weitergegeben werden – unabhängig davon, ob es beruflich oder privat genutzt wird.

Informationsminimalismus bedeutet nicht, der KI möglichst wenige Informationen zu geben. Er bedeutet, ihr genau die Informationen bereitzustellen, die sie für ihre Aufgabe benötigt – aber keine sensiblen Originaldaten.

Wie lässt sich das umsetzen?

Oft reichen bereits kleine Änderungen aus. Je nach Aufgabe und Art der Informationen bieten sich unterschiedliche Methoden an.

1. Auswählen

Häufig wird nur ein kleiner Teil eines Dokuments benötigt. Statt ganze Seiten oder umfangreiche Unterlagen zu übermitteln, reicht oft der relevante Ausschnitt. Das kann ein einzelner Absatz, ein Tabellenbereich oder ein Foto des benötigten Abschnitts sein.

2. Zuschneiden

Wurde bereits ein komplettes Dokument oder Foto erstellt, kann der benötigte Bereich nachträglich ausgeschnitten werden. Dazu reichen einfache Werkzeuge wie das Snipping Tool oder Paint.

3. Schwärzen

Werden größere Teile eines Dokuments benötigt, können einzelne sensible Originaldaten vor der Weitergabe geschwärzt werden. Dazu gehören beispielsweise Namen, Adressen, Vertragsnummern oder Kontodaten. Der inhaltliche Zusammenhang bleibt erhalten, identifizierende Informationen werden jedoch nicht weitergegeben.

4. Beispieldaten verwenden

Nicht jede Aufgabe erfordert echte Daten. Oft reichen bereits fiktive Beispiele aus, um einen Sachverhalt zu erklären oder eine Auswertung zu testen. Werden keine Originaldaten benötigt, sind Beispieldaten die einfachste und sicherste Lösung.

5. Platzhalter verwenden

Sollen umfangreiche Dokumente oder Auswertungen mit einer KI bearbeitet werden, müssen häufig alle fachlichen Informationen erhalten bleiben. Sensible Originaldaten gehören jedoch nicht dazu.

Statt das Originaldokument an die KI weiterzugeben, wird zunächst eine Arbeitskopie erstellt. Darin werden sensible Originaldaten – beispielsweise Namen von Personen, Unternehmen, Kunden oder Projekten – systematisch durch eindeutige Platzhalter ersetzt. Die KI arbeitet ausschließlich mit dieser Arbeitskopie.

Nach der Bearbeitung werden die Platzhalter wieder durch die ursprünglichen Bezeichnungen ersetzt. Die Originaldaten bleiben während des gesamten Vorgangs erhalten und verlassen den eigenen Rechner nicht.

Bei einzelnen Texten lässt sich dieses Vorgehen meist problemlos von Hand umsetzen. Eine E-Mail mit den Platzhaltern [Kunde], [Firma] oder [Projekt] ist schnell erstellt und nach der Bearbeitung ebenso schnell wieder mit den Originaldaten versehen.

Bei umfangreichen Tabellen oder Dokumenten wird das manuelle Ersetzen jedoch schnell unübersichtlich. Hier unterstützt eine Platzhalterdatei: Sie dokumentiert die Zuordnung zwischen Originaldaten und Platzhaltern und ermöglicht nach der Bearbeitung eine einfache Rückübersetzung.

Als Arbeitshilfe steht dafür eine kostenlose Platzhalterdatei zum Download bereit: