Manche Dateien möchte man nach dem ersten Öffnen am liebsten gleich wieder schließen.

Eine Formel zieht sich über die gesamte Bearbeitungszeile. Mehrere WENN-Abfragen sind ineinander verschachtelt. Dazwischen finden sich SVERWEISE, INDEX-VERGLEICHE, Fehlerbehandlungen und zahlreiche Klammern.

Sofort stellt sich eine unangenehme Frage: Was passiert hier eigentlich?

Schon diese einzelne Formel kann zur Herausforderung werden. Doch häufig ist sie nur die Spitze des Eisbergs.

Unter der Oberfläche verbirgt sich oft noch deutlich mehr: Wissen, das für die Arbeit mit der Datei benötigt wird, aber nirgends sichtbar ist.

Die folgende Modellarbeitsmappe zeigt einige Möglichkeiten, wie sich dieses zusätzliche Wissen direkt in einer Excel-Datei unterbringen lässt.

Struktur statt Suchspiel

Die Modellarbeitsmappe enthält bewusst mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben.

Neben den eigentlichen Verkaufsdaten gibt es eigene Bereiche für Auswertungen, Hilfstabellen, Plausibilitätskontrollen, Historie und ergänzende Informationen.

Das mag auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand aussehen. Tatsächlich verfolgt diese Aufteilung jedoch ein einfaches Ziel: Informationen sollen dort zu finden sein, wo sie benötigt werden.

Wer die Datei öffnet, muss nicht erst rätseln, welche Tabellenblätter zusammengehören oder wo bestimmte Informationen abgelegt wurden. Die Struktur macht diese Zusammenhänge sichtbar.

Gerade bei Arbeitsmappen, die über längere Zeit genutzt und erweitert werden, kann das viel Sucharbeit ersparen.

Bereiche voneinander trennen

Die Trennblätter in der Modellarbeitsmappe dienen nicht nur der optischen Gliederung. Sie markieren den Beginn eines neuen Bereichs und bieten gleichzeitig Platz für zusätzliche Informationen.

Unterstützt wird diese Struktur durch eine einheitliche Farbgestaltung. In der Modellarbeitsmappe besitzt jeder Bereich eine eigene Farbe. Das Trennblatt ist jeweils etwas dunkler gestaltet, während die dazugehörigen Tabellenblätter in einer helleren Variante derselben Farbe erscheinen.

Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Tabellen zusammengehören und zu welchem Bereich sie gehören.

Die Trennblätter übernehmen damit zwei Funktionen zugleich: Sie schaffen Orientierung und bieten Raum für ergänzendes Wissen, das sonst leicht verloren gehen würde.

Wissen sichtbar machen

Viele Informationen lassen sich nicht aus Formeln oder Tabellenblättern ablesen. Dazu gehören beispielsweise Hinweise zur Pflege von Daten, Besonderheiten bei der Aktualisierung von Auswertungen oder wichtige Arbeitsschritte, die nur gelegentlich durchgeführt werden.

Wer eine Datei selbst erstellt hat, kennt diese Zusammenhänge meist aus dem Kopf. Für andere Personen – oder für einen selbst einige Monate später – sind sie jedoch oft nicht mehr offensichtlich.

Deshalb lohnt es sich, solches Wissen direkt in der Arbeitsmappe festzuhalten. In der Modellarbeitsmappe geschieht dies an unterschiedlichen Stellen. Manche Hinweise befinden sich auf den Trennblättern eines Bereichs, andere direkt neben den betroffenen Tabellen.

Dadurch bleiben die Informationen eng mit dem jeweiligen Arbeitsschritt verbunden und müssen nicht in einer separaten Dokumentation gesucht werden.

Komplizierte Formeln verständlich machen

Manche Formeln sind umfangreich, weil der Sachverhalt umfangreich ist. Wenn mehrere Fälle unterschieden, fehlende Werte abgefangen oder Daten aus verschiedenen Tabellen zusammengeführt werden müssen, entsteht schnell eine Formel, deren Aufbau kaum mehr nachvollziehbar ist.

Eine Beschreibung in normaler Sprache hilft dabei, diese Struktur verständlich zu machen. Dabei geht es nicht nur darum, das Gesamtergebnis zu beschreiben. Wichtig ist auch festzuhalten, welche Aufgabe einzelne Bestandteile der Formel erfüllen.

So kann beispielsweise erläutert werden, warum bestimmte Fehler abgefangen werden, welche Fallunterscheidungen berücksichtigt werden oder weshalb bestimmte Ergebnisse bewusst leer dargestellt werden.

Ein weiteres Hilfsmittel sind Farben. Werden unterschiedliche Bestandteile der Formel farblich gekennzeichnet und dieselben Farben in den Erläuterungen verwendet, entsteht eine direkte Verbindung zwischen Formel und Beschreibung. Dadurch wird schneller erkennbar, welche Teile die eigentliche Berechnung enthalten und welche für Fehlerbehandlungen, Sonderfälle oder andere Aufgaben zuständig sind.

So werden nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Logik, der Aufbau und die Überlegungen hinter der Formel sichtbar.

Datenwege sichtbar machen

In vielen Arbeitsmappen werden Daten nicht nur an einer Stelle verwendet. Werte werden übernommen, weiterverarbeitet und in anderen Tabellenblättern erneut genutzt.

Deshalb ist es sinnvoll, diese Verbindungen direkt in der Datei festzuhalten. So kann beispielsweise bei einer Preisliste vermerkt werden, in welchen Tabellenblättern sie verwendet wird. Umgekehrt kann auch bei Berechnungen oder Auswertungen notiert werden, auf welchen Tabellen oder Datenquellen sie beruhen.

Dadurch werden die Wege der Daten innerhalb der Arbeitsmappe klarer. Wer eine Änderung vornimmt, erkennt auf den ersten Blick, welche weiteren Bereiche davon betroffen sein können. Und manchmal ist es auch ganz hilfreich, noch eine kleine Gedankenstütze zu haben, bevor man voreilig ein Tabellenblatt löscht oder grundlegend umgestaltet.

Plausibilitätskontrollen einbauen

Es gibt kaum etwas Unangenehmeres, als eine Auswertung weiterzugeben und später festzustellen, dass ein Fehler enthalten ist. Noch unangenehmer wird es, wenn jemand anderes darüber stolpert und die Frage stellt:

„Das kann aber nicht stimmen, oder?“

Die Ursache muss dabei nicht einmal in einer falschen Berechnung liegen. Vielleicht wurde ein Datenbereich nicht vollständig übernommen, eine Aktualisierung vergessen oder eine Datei versehentlich nicht berücksichtigt. Kleine Ursachen können große Auswirkungen haben.

Deshalb gehören Plausibilitätskontrollen zu den wichtigsten Bestandteilen einer Arbeitsmappe. Sie helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und schaffen gleichzeitig Vertrauen in die Ergebnisse.

Dabei müssen die Kontrollen nicht kompliziert sein. Oft reichen bereits einfache Summenvergleiche, Vollständigkeitsprüfungen oder Kontrollwerte aus, um Auffälligkeiten sichtbar zu machen.

In der Modellarbeitsmappe wurden diese Prüfungen bewusst in einem eigenen Bereich zusammengefasst. Dadurch genügt ein kurzer Blick, um festzustellen, ob die wichtigsten Kontrollwerte plausibel erscheinen. Gleichzeitig wird für andere Personen sofort erkennbar, dass die Ergebnisse überprüft wurden und nicht ungeprüft weitergegeben werden.

Änderungen festhalten

Arbeitsmappen, die über viele Jahre hinweg verwendet werden, bleiben selten unverändert. Neue Anforderungen kommen hinzu, Auswertungen werden angepasst oder bestehende Abläufe verändert.

Deshalb empfiehlt es sich, wichtige Änderungen in einer Historie festzuhalten. Oft reichen bereits wenige Stichpunkte aus, um später nachvollziehen zu können, wann eine Änderung vorgenommen wurde, warum sie notwendig war und wer sie veranlasst hat.

In der Modellarbeitsmappe wurde dafür ein eigener Bereich vorgesehen. Dadurch lassen sich wichtige Entwicklungen der Datei auf einen Blick erkennen.

Ergänzend können dort auch E-Mails, Besprechungsnotizen oder andere Unterlagen abgelegt werden, die eine Entscheidung oder Änderung begründen. Solche Informationen gehören zwar nicht direkt zu den Daten, sind aber oft äußerst hilfreich, wenn man Monate oder Jahre später verstehen möchte, warum eine Arbeitsmappe heute so aufgebaut ist, wie sie aufgebaut ist.

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