Manchmal genügt ein einziger Blick auf eine Excel-Datei.

Eine Formel zieht sich über die gesamte Bearbeitungszeile. Mehrere WENN-Abfragen sind ineinander verschachtelt. Dazwischen finden sich SVERWEISE, INDEX-VERGLEICHE, Fehlerbehandlungen und zahlreiche Klammern.

Die Datei funktioniert. Das Ergebnis stimmt. Und trotzdem stellt sich eine unangenehme Frage: Was passiert hier eigentlich?

Besonders spannend wird es, wenn die Datei nicht nur geöffnet, sondern geändert werden muss. Eine neue Niederlassung kommt hinzu. Ein zusätzliches Produkt soll berücksichtigt werden. Eine Auswertung wird erweitert.

Spätestens dann beginnt oft die eigentliche Detektivarbeit.

Natürlich können komplexe Formeln selbst schon eine Herausforderung sein. Doch häufig steckt das größere Problem an anderer Stelle. Woher stammen die Daten? Welche Tabellenblätter hängen zusammen? Welche Hilfstabellen werden verwendet? Und woran erkennt man, ob die Ergebnisse überhaupt vollständig sind?

Je umfangreicher eine Arbeitsmappe wird, desto mehr Wissen sammelt sich zwischen ihren Tabellenblättern. Ein Teil davon steckt in Formeln. Ein anderer Teil in den Köpfen der Menschen, die die Datei aufgebaut haben.

Genau hier beginnt das eigentliche Problem.

Die gute Nachricht: Viele dieser Probleme lassen sich mit erstaunlich einfachen Mitteln entschärfen.

Dazu muss nicht jede Arbeitsmappe mit einer umfangreichen Dokumentation versehen werden. Eine kleine Datei mit zwei Tabellenblättern benötigt natürlich einen anderen Aufwand als eine Arbeitsmappe, die über Jahre gewachsen ist und zahlreiche Berechnungen enthält.

Entscheidend ist vielmehr, dass wichtige Informationen dort zu finden sind, wo sie benötigt werden.

Wissen sichtbar machen

Die folgende Modellarbeitsmappe zeigt einige Möglichkeiten, wie sich zusätzliches Wissen direkt in einer Excel-Datei unterbringen lässt. Sie ist bewusst einfach gehalten und soll keine fertige Vorlage darstellen. Vielmehr dient sie als Anschauungsobjekt für verschiedene Ideen, die sich je nach Situation anpassen und kombinieren lassen.

Struktur statt Suchspiel

Die Modellarbeitsmappe enthält bewusst mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben.

Neben den eigentlichen Verkaufsdaten gibt es eigene Bereiche für Auswertungen, Hilfstabellen, Plausibilitätskontrollen, Historie und ergänzende Informationen.

Das mag auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand aussehen. Tatsächlich verfolgt diese Aufteilung jedoch ein einfaches Ziel: Informationen sollen dort zu finden sein, wo sie benötigt werden.

Wer die Datei öffnet, muss nicht erst rätseln, welche Tabellenblätter zusammengehören oder wo bestimmte Informationen abgelegt wurden. Die Struktur macht diese Zusammenhänge sichtbar.

Gerade bei Arbeitsmappen, die über längere Zeit genutzt und erweitert werden, kann das viel Sucharbeit ersparen.

Bereiche voneinander trennen

Die Trennblätter in der Modellarbeitsmappe dienen nicht nur der optischen Gliederung. Sie markieren den Beginn eines neuen Bereichs und bieten gleichzeitig Platz für zusätzliche Informationen.

Unterstützt wird diese Struktur durch eine einheitliche Farbgestaltung. In der Modellarbeitsmappe besitzt jeder Bereich eine eigene Farbe. Das Trennblatt ist jeweils etwas dunkler gestaltet, während die dazugehörigen Tabellenblätter in einer helleren Variante derselben Farbe erscheinen.

Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Tabellen zusammengehören und zu welchem Bereich sie gehören.

Die Trennblätter übernehmen damit zwei Funktionen zugleich: Sie schaffen Orientierung und bieten Raum für ergänzendes Wissen, das sonst leicht verloren gehen würde.

Wissen sichtbar machen

Viele Informationen lassen sich nicht aus Formeln oder Tabellenblättern ablesen. Dazu gehören beispielsweise Hinweise zur Pflege von Daten, Besonderheiten bei der Aktualisierung von Auswertungen oder wichtige Arbeitsschritte, die nur gelegentlich durchgeführt werden.

Wer eine Datei selbst erstellt hat, kennt diese Zusammenhänge meist aus dem Kopf. Für andere Personen – oder für einen selbst einige Monate später – sind sie jedoch oft nicht mehr offensichtlich.

Deshalb kann es sinnvoll sein, solches Wissen direkt in der Arbeitsmappe festzuhalten. In der Modellarbeitsmappe geschieht dies an unterschiedlichen Stellen. Manche Hinweise befinden sich auf den Trennblättern eines Bereichs, andere direkt neben den betroffenen Tabellen.

Dadurch bleiben die Informationen eng mit dem jeweiligen Arbeitsschritt verbunden und müssen nicht in einer separaten Dokumentation gesucht werden.

Komplizierte Formeln verständlich machen

Manche Formeln sind umfangreich, weil der Sachverhalt umfangreich ist. Wenn mehrere Fälle unterschieden, fehlende Werte abgefangen oder Daten aus verschiedenen Tabellen zusammengeführt werden müssen, entsteht schnell eine Formel, deren Aufbau kaum mehr nachvollziehbar ist.

Eine Beschreibung in normaler Sprache hilft dabei, diese Struktur verständlich zu machen. Dabei geht es nicht nur darum, das Gesamtergebnis zu beschreiben. Wichtig ist auch festzuhalten, welche Aufgabe einzelne Bestandteile der Formel erfüllen.

So kann beispielsweise erläutert werden, warum bestimmte Fehler abgefangen werden, welche Fallunterscheidungen berücksichtigt werden oder weshalb bestimmte Ergebnisse bewusst leer dargestellt werden.

Ein weiteres Hilfsmittel sind Farben. Werden unterschiedliche Bestandteile der Formel farblich gekennzeichnet und dieselben Farben in den Erläuterungen verwendet, entsteht eine direkte Verbindung zwischen Formel und Beschreibung. Dadurch wird schneller erkennbar, welche Teile die eigentliche Berechnung enthalten und welche für Fehlerbehandlungen, Sonderfälle oder andere Aufgaben zuständig sind.

So werden nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Logik, der Aufbau und die Überlegungen hinter der Formel sichtbar.

Datenwege sichtbar machen